Excel VBAの必要性とは

Excelでの業務管理や、Excelを使って集計など色々な作業を行うというのは、よくある話だと思います。
そんな中で少しでも業務効率化したい、あるいはケアレスミスを失くしたいといったときに皆さんはどんなことをしていますか？
Excelの持ちうる機能(VBAではなく、一般機能)を駆使して、更に運用ルールを作ってという形が考えられますが、ルールの幅が横に広がり過ぎたり、複雑化、あるいは作業パターンが増えてくると自ずと限界も出てきます。
しかもこの「限界」と言うのが、目に見えてダメだというよりも、部分的に少しずつ崩れていき、最後は「どうなっているのか分からん！」のような形が多いのでないかと思います。
ExcelのVBA(マクロ)を使えば、100%解決できる問題もあれば、大幅に解決できる問題もザクザク出てきます。

Excel VBAを使うとどれほど便利になるかは、実際にやってみないと分からないことですが、(これは経験的にですが)VBAやマクロなどの有効性・効果を蚊帳の外で考えていた人が試すと、ド肝を抜くほどサクッと一つの業務が終わることもあります。
とはいえ、未経験の人にとっては「そもそもVBAが必要であるのかどうか」さえも判断が難しいと思います。
そこで、今回はこういう方々であっても、どのように考えると「必要性がある」という風な考えに近づけるかを考えてみたいと思います。

まずは作業のどんなところを効率化したいか考えてみる

実際に作業している部分のどこを効率化(あるいは人為的なミスを防ぎたいか)を決めることが最大の基本事項だと思います。
理屈でいけば、この点を明確にしておき、それをExcel VBAで組み込む(プログラミングする)という図式になります。
ただ、不慣れな人などは「どこを効率化したいのかが分からない」場合もあるかもしれません。これに関しては担当業務を機械的に理解せずに、「なぜ、この作業を行うのか(必要なのか)」等の業務全体の意味や意義を含めて理解する力も必要になるでしょう。

VBAで何ができるのかを知る

効率化したい点が見つかれば、VBAを組み込むのは前述の通りですが、実際には予め「VBAでどこまでできるのか」を知っておくと、組み込む際にスムーズにいくことが考えられます。
一言で言えば、VBAでどんなことができてしまうのかを知ることで、業務が効率化できるかどうかの有無の判断ができると言えます。

これは当サイトでもいくつか説明していますが、実際にVBAの利便性を伝えるのは非常に難しい部分でもあります。
特にExcelそのものに不慣れの人や使い始めたばかりの人だけでなく、業務(作業)の内容によっても、どのような説明が相応しいかが変わってくるからです。
極論すると「Excel VBAは何でもできる」と言えますが、だからと言って4次元ポケットからなんでも出てくるようなものをVBAで作るのは100%不可能です。
この「感覚の曖昧さ」もあるため、VBAで何ができるかを一言で言うのは難しいのが現状ですが、一方で曖昧さをなくして説明すると、局所的になり過ぎて(大袈裟ですが、)万人には当てはまらないケースも出てきてしまうのです。
従い、この手の説明はどうしても抽象的になってしまうことが多くなります。
ただ、それでもVBAのメリットを生かせる作業を敢えて考えるならば、

• 継続性のある作業(例:毎日行う、1日に5回行う)
• ルールさえ覚えれば誰でもできる作業(例：担当者に一切聞かずに作業ができる)
• 1つの作業工程が長い作業(例:ファイルを作って、更にそれから担当者ごとにファイルを・・)

これらは絶対事項ではないですが、とっかかりとして考えてみるのも良いと思います。
上記に当てはめると、「作業全体ではなく、曖昧な部分も作業の中にあるので、一部分は当てはまる」等が出てくると思います。曖昧さが入るようでもVBAでは、画面を用意して曖昧さを補足して作業を継続できる仕組みなどあります(曖昧さの度合いによります)。
できれば「VBAで何ができるか」を大雑把にでも把握しておくことが望ましいと思います。

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